‘Een sterke aanvulling die goed past in onze werkprocessen’
Tijd is altijd een bottleneck. Daarom zoekt Avinty doorlopend naar oplossingen die efficiënter werken mogelijk maken. Bart Aerdts, informatiemanager bij Combinatie Jeugdzorg, vertelt hoe de nieuwe agenda-app van CARE4 de organisatie helpt om efficiënter te kunnen werken.
Hulp bij opvoeden en opgroeien
Combinatie Jeugdzorg helpt kinderen, jongeren en hun gezinnen bij complexe vragen over opvoeden en opgroeien. Veiligheid staat hierbij voorop. De behandeling is gericht op het gezin en de naaste omgeving van het gezin. Zoveel mogelijk in de thuissituatie, waar nodig gecombineerd met hulp op een van de locaties. Ook is (tijdelijke) opvang mogelijk in een pleeggezin of gezinshuis. Daarnaast biedt de organisatie cursussen en trainingen voor kinderen, jongeren, ouders en professionals. Combinatie Jeugdzorg werkt vooral in Zuidoost-Brabant met hoofdlocaties in Eindhoven, Helmond en Veldhoven en ongeveer 30 kleinere locaties verspreid over de regio. Ook de circa 450 pleeggezinnen wonen vooral in deze regio. De organisatie helpt dagelijks zo’n 1100 cliënten met 500 medewerkers.
Transparantie werkt bevorderlijk
Bart is als informatiemanager onder andere verantwoordelijk voor het elektronisch cliëntendossier, waarbij hij vooral de samenhang en de balans zoekt tussen hulpverleners, processen en het gebruik van CARE4. Registratielastvermindering is hierbij een essentieel speerpunt. “Als Combinatie Jeugdzorg zijn we graag vooruitstrevend, zeker als het gaat om het leveren van kwalitatief goede hulp en het verminderen van de registratielast,” aldus Bart. “Op 1 juli 2015 waren wij de eerste organisatie in Nederland die CARE4 als SaaS-oplossing gebruikten. Inmiddels hebben wij geen enkele applicatie meer op onze eigen servers staan en werken we volledig in de cloud. Dat is een proces van jaren geweest. Als organisatie houden wij van transparantie. Wij delen dan ook de dossiers altijd met de cliënt via het cliëntportaal. Niet alleen de formele verslaglegging, maar ook de rapportage. Dankzij CARE4 kunnen we het dossier altijd en overal up-to-date houden én delen met de cliënt. Dat zorgt voor een goede samenwerking, want de cliënt kan alles nalezen en hier vragen over stellen. Dat komt de hulpverlening ten goede.”
Pilot met de agenda-app
Sinds januari 2022 draait er bij Combinatie Jeugdzorg een pilot met de agenda-app van CARE4. Deze app ondersteunt medewerkers die via hun telefoon afspraken willen maken of bevestigen. Ook kunnen zij de rapportage van een afspraak direct in het systeem wegschrijven via hun smartphone. Volgens Bart is de registratie hiermee laagdrempeliger geworden: “Je hoeft er geen pc meer voor op te starten of laptop open te klappen. Je kunt per direct inloggen in CARE4, zelfs met Face ID, en in de agenda-app kunnen hulpverleners hun contactregistraties wegzetten. Onze medewerkers zijn er erg enthousiast over en zien ook zeker de meerwaarde ervan in.”
De pilot is breed uitgerold. Zowel pleegzorgbegeleiders als ambulant hulpverleners hebben ermee gewerkt. Zo heeft Combinatie Jeugdzorg de meerwaarde van de agenda-app in het dagelijks werk goed kunnen ervaren.
Twee aanbevelingen
Tijdens het werken met de eerste versie van de agenda-app denken de medewerkers van Combinatie Jeugdzorg al een stap vooruit, vertelt Bart: “Zij vinden dat een koppeling met Outlook noodzakelijk is, zodat er geen dubbele invoer meer nodig is. Onze telefoniecentrale is namelijk gekoppeld aan de presence-gegevens uit de agenda van Outlook. Een andere aanbeveling is dat de afhandeling van een vervolgafspraak beter kan. Dat de cliënt een e-mail krijgt ter bevestiging, net als de andere aanwezigen, in de vorm van een automatisch verstuurd vergaderverzoek na het maken van een afspraak. Dit voorkomt namelijk onnodige no-shows. Met deze aanbevelingen zouden we de puntjes op de i zetten bij het optimaliseren van het proces voor onze organisatie. De integratie tussen de tijdschrijf-app en CARE4 werkt echt fantastisch. Wijzigingen worden supersnel doorgevoerd, zonder vertraging. Dat is echt een hele sterke aanvulling op het pakket.”
