‘Ervaren consultants hielpen ons met de implementatie van CARE4’
Na een uitgebreid selectietraject voor een nieuwe ECD koos Jeugdhulp Friesland voor Avinty. Sinds 4 januari 2021 draait CARE4 voor alle medewerkers, na een implementatie waarbij intensief werd samengewerkt met de consultants van Avinty. Gea Boessenkool was als Manager Huisvesting, Facilitair en ICT verantwoordelijk hiervoor bij Jeugdhulp Friesland.
Circa 700 medewerkers op 14 locaties
Met ongeveer 700 medewerkers biedt Jeugdhulp Friesland (hoog)gespecialiseerde jeugdzorg (ambulante hulp, pleegzorg, dagbehandeling, behandeling met verblijf en jeugdzorg+) aan kinderen en hun ouders. Dit gebeurt grotendeels in Friesland, maar ook in andere delen van het land. Er zijn 14 locaties, maar het werk speelt zich vooral af bij ouders en kinderen thuis en op school.
Samen met haar team zorgt Gea Boessenkool ervoor dat medewerkers zo goed mogelijk gefaciliteerd worden om hun werk goed te kunnen doen. Als projectmanager voor het nieuwe ECD was zij verantwoordelijk voor het hele traject. Van de eerste gesprekken met Avinty en andere aanbieders tot en met de implementatie van CARE4 in de hele organisatie.
Goede aansluiting bij zorgproces
“Wanneer het gaat om een brede jeugdzorgorganisatie zoals die van ons, zijn er maar drie of vier software-aanbieders die een applicatie kunnen leveren die wij nodig hebben,” aldus Gea Boessenkool. “CARE4 van Avinty sloot het beste aan bij wat onze medewerkers graag willen. Onze behandelaren vinden de applicatie heel overzichtelijk en de software sluit goed aan bij hoe wij ons zorgproces hebben ingericht. De interface is heel vriendelijk, het is logisch opgebouwd. Daar herkenden zij zich in. Daarnaast was CARE4 financieel gezien het aantrekkelijkst en dat helpt ook mee.”
Intensief samen opgetrokken
Een nieuw ECD implementeren betekent dat er heel diep in de organisatie gedoken moet worden. Het is immers de allerbelangrijkste applicatie waar een zorgorganisatie gebruik van maakt voor de zorg, financiering en facturatie. Daarom moesten Jeugdhulp Friesland en Avinty wel samen optrekken voor een succesvolle implementatie, vertelt Gea Boessenkool: “Wij weten alles over de inhoud en hoe onze gemeentes werken met financiering en facturatie. Avinty weet alles over CARE4. We hebben hiervoor intensief met elkaar opgetrokken.”
“Wij zijn gewend om te werken met een bepaalde workflow en die willen we ingepast hebben in de applicatie, zodat het niet nodig is onze processen helemaal aan te passen. Al hebben we van Avinty ook wel tips gekregen om ons proces soms toch net wat slimmer in te richten. Je merkt dat de consultants van Avinty bij honderden organisaties zijn geweest en daar alles hebben gezien en gehoord. Zij zorgen ervoor dat de applicatie ons optimaal ondersteunt.”
Grote tevredenheid onder de medewerkers
De goede sfeer tijdens de implementatie kwam voort uit geduld, begrip en inlevingsvermogen van beide kanten, geeft Gea Boessenkool aan. “We konden vertrouwen op ervaren consultants met kennis over inhoud, bedrijfsvoering en techniek. Hun taak was vooral samenwerken: overzicht houden, signaleren, meedenken en meedoen. Uiteindelijk is de implementatie prima verlopen en een half jaar later zien we dat ruim 85% van de medewerkers tevreden is over het werken met de nieuwe applicatie.”
Natuurlijk zijn er altijd nog dingen die beter kunnen. Hiervoor heeft Gea Boessenkool nog wel wat tips: “Het verlengen van de nazorgfase lijkt me heel nuttig voor toekomstige trajecten, want het duurt wel even voordat je als organisatie en medewerker CARE4 in de vingers hebt. Toch is dan de projectfase al overgegaan in de beheerfase. Je moet dan je vragen stellen aan de servicedesk en niet meer aan de consultants die ons zo goed geholpen hebben. We zouden liever nog langer sparren met deskundigen die ons proces snappen, zeker als het gaat om uitzonderingen.”
De belangrijkste conclusie is dat de implementatie van een ECD vooral een veranderopgave is voor de organisatie en geen technische exercitie. Uitgangspunt blijft altijd hulpverleners ondersteunen om kinderen en ouders goed te kunnen helpen. Het primaire proces staat altijd voorop.
