‘We werken in het systeem samen met verschillende specialisten en zo’n 100 onderaannemers’
In amper vier maanden tijd is CARE4 geïmplementeerd bij TIM Stichtse Vecht. Een flinke klus, waarbij er écht gepionierd is op het gebied van integraal werken. Maar vanaf 1 januari 2022 draait alles zoals beoogd. Geert Hoeksema en Willem van den Bos, respectievelijk implementatiemanager en projectleider bij TIM Stichtse Vecht, vertellen hoe dit traject verliep.
Nieuwe organisatie
TIM Stichtse Vecht is een nieuwe organisatie die één aanspreekpunt biedt voor alle ondersteunings- en zorgvragen in gemeente Stichtse Vecht. Het is een samenwerkingsverband van verschillende organisaties in het sociaal domein, met als hoofdpartijen Timon, Incluzio en Mentaal Beter. Deze organisaties bieden onder de gezamenlijke naam zelf hulp en zorg en daarnaast wordt voor de uitvoer van zorg gebruikgemaakt van diverse onderaannemers. Om die reden was er een flexibel en uitgebreid ECD nodig, waarin iedereen met elkaar kan samenwerken.
Rollercoaster
Willem legt uit waarom het ECD essentieel is voor de manier waarop TIM Stichtse Vecht werkt: “Ons gezamenlijke proces is dat mensen zich via een aanmeldformulier kunnen aanmelden en dat wij vervolgens kijken welke partijen we aanhaken. Daarom moesten we ons proces helder hebben, anders wisten we niet hoe we het systeem ingericht wilden hebben. Dat was een rollercoaster, want vanuit een innovatieve visie van integrale zorgverlening moesten we de processen helder krijgen en tegelijkertijd het ECD ontwikkelen. Gelukkig hadden we al ervaring met CARE4 vanuit Timon, dus we wisten dat CARE4 dit kon. Je wilt een systeem dat veilig en flexibel is. Daarnaast moet je kunnen autoriseren zoals je wilt. Het hele proces met de cliënt moet je van A tot Z goed kunnen doorlopen met verschillende specialisten en zelfs met zo’n 100 onderaannemers. Dat was de grote uitdaging voor deze implementatie. Daarbij hebben we richting Avinty ook wat bottlenecks aangegeven die opgelost zijn, zodat opdrachten naar onderaannemers juist verstuurd kunnen worden.”
Het kan dus wél
Door de samenwerking van Timon, Incluzio en Mentaal Beter biedt TIM Stichtse Vecht jeugdzorg, buurtzorg en GGZ. Zo is er voor de inwoners van de gemeente één aanspreekpunt waar zij terechtkunnen voor al hun zorg. Maar dit moet aan de achterkant wel goed georganiseerd worden. Geert vertelt hoe de partijen dit organiseerden: “Mijn taak was regelen wat nodig was om op 1 januari te kunnen starten. Onderdeel daarvan was het ECD. Dat wilden we met een partij doen die zo’n complexe situatie aan kan en dat zijn flexibiliteit bewezen heeft in het verleden. Dat is CARE4 geworden. We zijn qua inrichting helemaal op nul begonnen. Het was echt een monsterklus om dat in een paar maanden voor elkaar te krijgen. Maar als ik zie hoe er nu gewerkt wordt, allemaal in één systeem, met alle data van cliënten bij elkaar… Dit werd van diverse kanten gezien als een grote uitdaging. Maar het kan dus wél. Het staat er gewoon met CARE4.“
Intensief samen optrekken
Vanuit de deelnemende organisaties bestond het projectteam uit twee applicatiebeheerders en een projectleider voor alle IT-gerelateerde zaken vanuit Incluzio. Vanuit Avinty was Gerdy van Nistelrooij als consultant betrokken. Daarnaast was er een parallelle projectgroep voor het uitschrijven van de processen. Daar had Willem intensief overleg mee: “De processen nam ik mee naar mijn projectteam, om de techniek hier goed op te laten aansluiten. We moesten snel keuzes maken. Daarbij was het heel fijn dat Gerdy ons heel snel duidelijkheid kon geven over de technische mogelijkheden. Daardoor konden wij direct verder op de inhoud. Eigenlijk was dat het begin van het integraal werken met elkaar. Het was leuk dat we met verschillende organisaties, met hetzelfde doel en verschillende uitgangspunten, samen de weg aan het bewandelen waren.”
Geert vult aan: “Uiteindelijk implementeren we CARE4 niet om de techniek, maar omdat we onze hulpverleners het beste willen ondersteunen met behulp van IT. We zetten het neer om inhoudelijk goede zorg te kunnen bieden. De kracht van dit project was dat de zorgkant en de technische kant heel intensief met elkaar optrokken. Wij zijn heel trots op wat we hebben neergezet. Dat komt omdat CARE4 zo flexibel was en niet ‘one size fits all’.”
En nu verder
De start is gemaakt en alles gaat goed, maar natuurlijk kijkt TIM Stichtse Vecht ook naar de toekomst. Belangrijk daarbij is het trainen van medewerkers, waaronder nieuwe medewerkers die aangetrokken worden. Zij moeten de processen en de software goed onder de knie hebben. Verder komen er gaandeweg verbetervoorstellen vanuit de teams, die stap voor stap geïmplementeerd worden.
