‘We hebben gewacht op het juiste moment om de implementatie te starten’
Hoe zet je techniek optimaal in om de behandeling van cliënten te faciliteren? Dat grote en complexe vraagstuk houdt GGz Centraal al jaren bezig. Het einddoel is een cliëntportaal waar cliënten van de intake tot hun laatste afspraak zelf in kunnen werken en hun eigen informatie kunnen raadplegen. De keuze is hierbij gevallen op Karify Portaal. Matthijs Jantzen, projectleider eHealth en cliëntportaal, was binnen de organisatie verantwoordelijk voor de selectie en implementatie van Karify Portaal. Hij vertelt hoe de samenwerking met Avinty verliep.
Testen van verschillende cliëntportalen
GGz Centraal is een specialistische ggz-instelling die hulp biedt aan mensen met psychische problematiek. Het aanbod is vrij breed, van behandeling tot en met herstel. De organisatie helpt per jaar ruim 15.000 cliënten. Daarvoor zijn 2950 medewerkers verantwoordelijk.
De samenwerking met Karify loopt al jaren, vertelt Matthijs Jantzen: “Aanvankelijk gebruikten we Karify alleen als e-health portaal. In 2016 hebben we marktonderzoek gedaan naar een geschikt cliëntportaal. We hebben onder andere het cliëntportaal van USER bekeken, een aantal onafhankelijke portalen en het portaal van Karify. We hebben uiteindelijk voor Karify gekozen vanwege de gebruiksvriendelijkheid van het portaal en de aanwezig kennis om behandelaren en cliënten zo goed mogelijk online te laten samenwerken. We zijn nog steeds tevreden over de keuze die we hebben gemaakt. Maar het heeft helaas lang geduurd voordat we informatie uit het EPD via Karify konden ontsluiten.”
Bewust gewacht op het juiste moment
Een jaar geleden was de eerste versie van Karify Portaal al beschikbaar voor GGz Centraal, inclusief een koppeling met USER, om daar gegevens uit te ontsluiten, zoals een behandelplan, de correspondentie of de agenda. Toch heeft de organisatie destijds bewust nog even gewacht, aldus Matthijs Jantzen: “Het was voor ons niet gebruiksvriendelijk genoeg op dat moment. Wij vonden het een stap terug in gebruikersgemak, waardoor we bang waren om cliënten te verliezen. En dus hebben we bewust gewacht totdat Avinty klaar was om door middel van co-creatie het cliëntportaal aan te bieden op een moderne en intuïtieve manier. Omdat we mogen deelnemen aan brainstormsessies, ontwerpsessies en testsessies weten we zeker dat de nieuwe functies van het portaal goed werken en dat ze meerwaarde hebben voor onze cliënten en behandelaren.”
“In 2022 gaat Avinty onder andere het nieuwe behandelplan ontsluiten via Karify. Daar hebben we hoge verwachtingen van. Voor het eerst wordt het mogelijk dat de cliënt online kan samenwerken met zijn behandelaar om het behandelplan in te vullen. Dit versterkt de betrokkenheid van de cliënt bij zijn behandeltraject. En een ander voordeel is dat we de administratieve lasten voor de behandelaren kunnen terugdringen. Want de informatie die de cliënt in zijn portaal invult, wordt automatisch op de juiste plek in het EPD opgeslagen.”
Gezamenlijke doorontwikkeling
Marileen Kolley is consultant Karify binnen Avinty. Zij werkt al jaren samen met Matthijs Jantzen en was in haar rol ook betrokken bij dit project. “Het mooie in deze samenwerking is dat er echt op alle niveaus samengewerkt wordt. Zo zijn er bijvoorbeeld sessies met onze UX-designer Juliëtte Van der Pas en onze product owner Gerben de Bock. De doorontwikkeling van het portaal gebeurt dus echt samen.”
Matthijs Jantzen benadrukt dat deze sessies heel waardevol zijn: “Wij proberen niet alleen de ‘look and feel’ die onze cliënten gewend zijn in Karify terug te laten komen wanneer we iets aanbieden vanuit USER. We proberen vooral het werkproces van de cliënt en de behandelaar te faciliteren. In elke fase proberen wij de cliënt zo veel mogelijk te ondersteunen. Techniek is daarbij faciliterend. Daarnaast moeten wij als organisatie ervoor zorgen dat cliënten die moeite hebben om deel te nemen aan het online deel van hun behandeling wat extra hulp en aandacht van ons krijgen.”
Stapsgewijs verder
Eigenlijk staat GGz Centraal nog maar aan het begin van de implementatie van het Karify Portaal. Samen met de gebruikersvereniging van Karify en USER werkt GGz Centraal mee om stap voor stap het volledige behandeltraject online te ondersteunen.
