‘De functionaliteiten werden heel goed ontvangen’
Verslavingszorg Noord Nederland (VNN) werkt sinds 2021 met Karify Portaal, al stamt de samenwerking met Avinty al uit de tijd voordat de organisatie Avinty heette. Marjanne de Vries is projectleider eHealth bij VNN. Zij legt uit wat het portaal, dat onder de naam MijnVNN is geïmplementeerd, specifiek voor hun zorgsoort doet en wat de toekomstplannen zijn. En, minstens zo belangrijk, hoe er draagvlak is gecreëerd bij collega’s en cliënten.
Al meer dan 130 jaar ervaring
VNN is een organisatie met een rijke geschiedenis van wel 130 jaar. De verslavingszorg die hier geboden wordt in de provincies Groningen, Friesland en Drenthe komt voort uit het eerste sanatorium van Nederland dat in 1891 werd opgericht in Eelde door de Vereniging tot Bevordering van het Herstel van Drankzuchtigen.
Naast professionele hulpverlening (ambulant, klinisch en via internet) bij elke hulpvraag rondom verslaving en middelengebruik, biedt VNN ook preventie-activiteiten en verslavingsreclassering in de drie noordelijke provincies. VNN heeft 42 locaties, waar per jaar zo’n 10.000 cliënten worden behandeld door ongeveer 1.000 medewerkers.
Vervroegd begonnen door de pandemie
Al toen Avinty nog Impulse heette, de naam van één van de voorlopers, maakte VNN gebruik van USER. Eigenlijk was het de bedoeling om Karify en het portaal gaandeweg te implementeren binnen VNN, maar door de coronapandemie ging dat versneld. Er was immers ineens dringende behoefte aan de onderdelen beeldbellen en berichten versturen. Om die reden is Karify als tool meteen in 2020 uitgerold voor gebruik. De koppeling met USER en de implementatie van MijnVNN volgde op een later moment.
Marjanne de Vries: “Het is een voordeel dat we al zo’n jarenlange samenwerking hebben met Avinty. Wij veranderen daardoor makkelijker mee met de software die ook verandert. Aan de ontwikkeling van een cliëntportaal werken we dan ook al enkele jaren. We hebben hier zelfs een subsidie voor gekregen. Er liep al een pilot met het portaal van USER, maar door het inlijven van Karify bij Avinty werd het voor ons interessanter om met Karify Portaal te gaan werken. De onderdelen beeldbellen en berichten versturen hebben we al snel in gebruik genomen.”
Nauw contact met de pilotteams
De wens van VNN was om met het portaal MijnVNN aan te sluiten op de behoeften van cliënten en medewerkers tijdens de behandeling. De meerwaarde van het portaal, dus de koppeling met USER, is ook dat cliënten inzicht krijgen in hun dossieronderdelen, zoals Correspondentie en Behandelplan. Daarvoor werden poliklinische teams benaderd, vertelt Marjanne de Vries: “In mei 2021 kwam de koppeling met USER beschikbaar. Toen zijn we in een pilot team voor team bezig geweest met voorlichting en hebben we nauw contact gehouden over de ervaringen. Je zag toen wel dat sommige teams er echt mee aan de slag gingen, terwijl andere teams het portaal nog links lieten liggen. Dat kon ook, want er was nog geen verplichting. We liepen ook nog tegen wat kinderziektes aan, waardoor medewerkers het soms lastig vonden om cliënten toegang te geven tot het portaal.”
Het was de bedoeling om pas op te schalen naar de rest van de organisatie wanneer alles qua security helemaal naar wens was. In het geval van VNN wilde men dat tweefactorauthenticatie verplicht zou zijn voor iedere gebruiker. In november 2021 was alles zover en kon de grote implementatie beginnen.
Target voor VIPP GGZ
In november en december 2021 heeft Marjanne de Vries veel collega’s (digitaal) bezocht om ze te helpen starten met MijnVNN: “In januari 2022 ging het écht los met onze campagne, toen konden we collega’s ook fysiek bezoeken. We namen drukwerk mee dat we overal achterlieten en we hadden zelfs een sleutelhanger-gadget voor alle medewerkers en cliënten. Draagvlak en zichtbaarheid creëren, daar ging het ons om. Mensen ervoeren een drempel om ermee te beginnen, daar moesten we ze overheen helpen. Mijn collega Annet ging om die reden met talloze collega’s achter het scherm zitten om ze op weg te helpen.”
Een belangrijke reden om het target van een bepaald aantal MijnVNN-gebruikers te halen, was de evaluatie van de VIPP GGZ-regeling. Deze subsidie is bedoeld om cliënten meer eigen regie te geven over het zorgproces, wat met het portaal kan. Maar dan moet de organisatie bij de audit wel laten zien dat de gestelde doelen behaald zijn. In dit geval moest 10% van de cliënten een account hebben en ingelogd zijn in het portaal. Dit bleef tot de laatste dag spannend, vertelt Marjanne de Vries: “Omdat ik zag dat we er nog niet helemaal waren, heb ik op de laatste dag voor de deadline een mail gestuurd naar de hele organisatie. Daarin spoorde ik collega’s aan om cliënten een account te laten aanmaken. De noodzaak om ons target te halen, hielp ons uiteindelijk over de eindstreep. Alle medewerkers hebben hun schouders eronder gezet.”
Kartrekkers zijn nodig
Het draagvlak voor het gebruiken van het portaal groeide ook door de ambassadeurs onder de collega’s, aldus Marjanne de Vries: “Tijdens de voorlichting die we gaven aan de teams, merkte je het enthousiasme van de collega’s die er al wél mee gewerkt hadden. Zij legden aan de rest van het team uit hoe handig het was dat je via de app contact kon hebben met cliënten en hoeveel tijdsbesparing het opleverde dat cliënten zelf al vragenlijsten kunnen invullen via het portaal. De functionaliteiten werden heel goed ontvangen. Dankzij deze kartrekkers ging de rest er makkelijker in mee.”
Portaal goed benutten
Qua doorontwikkeling zit er nog heel wat in het vat als het aan VNN ligt. Denk daarbij aan het toevoegen van eHealthmodules, maar ook nieuwe functionaliteiten waar Avinty nog aan werkt. Marjanne de Vries: “We moeten als organisatie bedenken wat het portaal betekent voor onze intake en wachtperiode. Hoe kunnen we MijnVNN nou echt goed benutten? Hoe kunnen we effectiever aan de slag met onze cliënten? Het is wel zaak om nu inhoudelijk en functioneel goed aan de slag te gaan, zodat we het portaal een goede plek in onze zorg kunnen geven.”
