‘Samen met Avinty hebben we een mooie visuele schil ontwikkeld’
Hoe zorg je ervoor dat GGZ-medewerkers beter overzicht hebben over hun werkzaamheden en dus efficiënter kunnen werken? GGNet heeft bewust gekozen voor stuurinformatie uit USER Analytics, omdat daarmee de gewenste data binnen het EPD wordt getoond op exact de plek waar de medewerkers aan het werk zijn. Waar de inzichten in eerste instantie voornamelijk zichtbaar waren voor BI-specialisten en de zorgcontrollers, volgde de zorgadministratie van de diverse organisatieonderdelen al snel. Op 28 september is GGNet live gegaan met USER Analytics voor alle behandelaren. En het mooie is: iedereen die USER gebruikt, kan hiervan profiteren, want het zit standaard in USER.
Brede GGZ-doelgroep
GGNet is een geïntegreerde ggz-organisatie in de regio Noord- en Oost-Gelderland met ruim 2000 medewerkers en 18.000 cliënten. Haar kernactiviteiten richten zich op het behandelen en begeleiden van mensen met psychiatrische problematiek van alle leeftijden, al dan niet in combinatie met verslavingsproblematiek en/of een licht verstandelijke beperking. Vanwege de introductie van het Zorgprestatiemodel moest GGNet haar administratieve processen aanpassen. GGNet heeft dit moment aangegrepen om ook de bestaande werkprocessen onder de loep te nemen en hier verbeteringen in aan te brengen.
USER als totaalproduct
De introductie van het Zorgprestatiemodel veroorzaakt wijzigingen in de administratieve werkprocessen van de zorginstellingen. Deze wijzigingen bieden een kans om te kijken of processen efficiënter en effectiever kunnen. GGNet heeft dit moment aangegrepen om de bestaande werkprocessen onder de loep te nemen en hier verbeteringen in aan gebracht. GGNet wilde daarbij:
- grip houden op de administratieve processen en de financiële consequenties van foutieve registratie tot een minimum beperken.
- de verantwoordelijke medewerkers binnen het EPD extra aanzetten tot acties op registratiepunten die grote financiële consequenties hebben;
- de zorgadministratie en behandelaren beter ondersteunen zonder gebruik te maken van Excel-lijstjes, schaduwregistratie of maatwerklijstjes in USER;
- management en directie ondersteunen met een monitoring op de kwaliteit van de registratie en hierop een audit trail kunnen toepassen.
Rob van Hagen is informatiemanager bij GGNet. In die rol is hij verantwoordelijk voor alle applicaties die binnen het primaire proces worden gebruikt. Daarmee is hij ook opdrachtgever om USER Analytics te implementeren binnen de organisatie. Matthijs Tiesema is controller bij GGNet en zijn taak is onder andere om externe eisen en regelgeving op een goede manier te vertalen naar de behandelaren en het secretariaat.
Het borgen hiervan is belangrijk, maar dan wel op een gebruiksvriendelijke manier, zo vertelt Matthijs: “Je wilt dat behandelaren zoveel mogelijk behandelen en niet dat ze continu bezig zijn met administreren. We kwamen tot de conclusie dat we nog best veel om USER heen deden, bijvoorbeeld in Excel. Daar wilden we vanaf. We wilden dat USER een totaalproduct voor onze organisatie is en ons helpt bij controlewerkzaamheden.”
Meerwaarde voor iedereen
In opdracht van Rob is Avinty samen met Matthijs en een projectteam van GGNet aan de slag gegaan om USER Analytics te verbeteren. Niet alleen voor GGNet, maar voor alle instellingen die USER gebruiken. Rob: “Dat was een bewuste keuze. Wij wilden geen maatwerk, want dat is lastiger en duurder in de doorontwikkeling. Daarom wilden we de stuurinformatie standaard laten toevoegen aan USER Analytics . Avinty zag de meerwaarde er van in en daar zijn we heel blij mee.”
Al snel na de invoering van het Zorgprestatiemodel kon GGNet dankzij USER Analytics de belangrijkste controles implementeren. Er waren daarmee geen uitgebreide lijsten achteraf nodig, behandelaren konden hier direct mee aan de slag. Dat zorgt voor meer efficiëntie en flexibiliteit. Daarnaast wilden behandelaren graag sneller kunnen zien wat hun caseload is. Welke patiënten heb ik en welke rol heb ik daarbij? Daarvoor heeft Avinty nu een update gerealiseerd, waarmee dit in één oogopslag zichtbaar is. Dat scheelt veel tijd, met name bij (gedeeltelijke) overdracht van de caseload.
Informatieveiligheid gewaarborgd
Dat USER Analytics een visuele schil over het EPD heen is, maar wel in het EPD zit, maakt het volgens Matthijs zo succesvol: “Het spreekt mensen aan omdat je niet te veel in één keer ziet, maar precies wat je moet zien. Alle informatie wordt vooraf aangepast op de eindgebruiker. Op het gebied van visualisatie en performance hebben we nog wat slagen te maken, daar zit nog potentie in. Samen met Avinty willen we het nog visueel aantrekkelijker en intuïtiever maken. We hopen de omgeving samen met Avinty en andere klanten steeds verder te mogen ontwikkelen.”
Rob vult aan: “USER Analytics is ook een goede stap om informatieveiligheid beter te waarborgen. Voorheen ging deze data via Excel en e-mail naar medewerkers. Dat is heel bewerkelijk, omdat we moesten aangeven wat wel en niet zichtbaar mocht zijn voor de ontvanger. Nu houden we alles in het EPD, de plek waar het hoort. Inclusief de autorisaties die toch al gelden voor USER.”
Correcte registratie, betere zorg
Door de verantwoordelijke medewerkers aan te zetten tot correcte registratie zullen de processen soepeler lopen en de financiële consequenties tot een minimum worden beperkt. Hierdoor wint de organisatie tijd en geld om te kunnen besteden aan het leveren van betere zorg.
GGNet heeft ervaren hoe flexibel en snel controlepunten kunnen worden ingericht. De controlepunten worden binnen GGNet daarom niet alleen ingezet op de administratie rondom de invoering van het Zorgprestatiemodel maar ook op behandelinhoudelijke processen. Door medewerkers extra aan te zetten om bepaalde acties te ondernemen, en deze acties helder te formuleren, kunnen ze beter worden opgevolgd.
Door kritisch naar de bestaande processen te kijken en de mogelijkheden in USER Analytics te gebruiken, liggen er kansen om enerzijds het gebruikersgemak te verbeteren en anderzijds tijd te besparen door de informatievoorziening van USER te verbeteren.
De achtergrond van USER Analytics
USER Analytics is een visuele interface die over de database van USER heen ligt. Het geeft iedere zorginstelling de mogelijkheid om hun USER-data in verschillende vooraf gedefinieerde dashboards aangeboden te krijgen. Dit zorgt ervoor dat we organisaties veel werk uit handen nemen. USER Analytics geeft handvatten voor stuurinformatie op verschillende statistieken zoals omzet en de kwaliteit van registratie. Op deze manier hoeft een zorginstelling niet zelf de gehele data-interpretatie voor haar rekening te nemen. Het is bovendien mogelijk om dit als zorginstelling zelf naar wens in te richten.
Avinty wil de zorg optimaliseren met zinvolle innovatie. Ons flexibel in te richten controlemechanisme draagt daaraan bij. Iedere medewerker kan met gerichte aanwijzingen vanuit zijn eigen expertise bijdragen aan het optimaliseren van de zorg.
Wil jij ook meer halen uit USER Analytics?
Wij denken graag met je mee, zodat jouw zorginstelling betrouwbare data heeft, op het juiste moment, op de juiste plaats. Daarmee kunnen we werkprocessen optimaliseren en de administratieve last verminderen. Neem gerust contact op met ons.
